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招标副总经理刘展:天鉴国际招标部的进化论
来源: | 作者:hntianjian | 发布时间: 2018-08-25 | 651 次浏览 | 分享到:
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天鉴国际招标副总经理,国家注册监理工程师,注册招标师,中国国民党革命委员会长沙市委汽工支部委员,中国国民党革命委员会长沙市委社会与法制委员会委员



整个招标环节中,我们团队是作为一个什么样的角色?

   2000年《中华人民共和国招标投标法》正式颁布实施,确立了招标代理机构的法律地位,我们自2003年开始涉足招标代理业务,见证了行业由不规范到逐步规范,由星星之火发展到燎原之势再到转型升级的过程,我认为我们的团队在这个发展过程中的角色有一个转换和丰富的历程:

   发展之初更多的是充当招标人(采购人)代言人的角色,即招标代理工作跟随招标人的思路在做;后来随着行业和公司内部管理的逐步规范和科学,我们的角色不仅仅是招标人(采购人)的授权代理人,还是招标人(采购人)和投标人之间沟通的桥梁,更是法律法规的宣讲和贯彻者、市场健康发展的推进者。

   随着招标代理资质的取消,我想市场将会赋予我们更多的角色要求。但我们始终要把握精准的是:严守法规,热情服务、公平公正。

门最开始的时候是个怎么样的情况?团队是如何分工、如何起步的?

   2003年部门最开始起步时是三个人,到2009年我加入公司从事招标代理工作的时候,我们总共有六个人。当时因为人少项目体量也不大,部门由孔俊总经理带领,另外设置了专人负责证书和业绩的管理、资质升级、每一年度行政主管部门招标代理业绩的上报,分工很明确。

门建立初期遇到过哪些困难?这些困难的时刻都是怎么度过的?

   一个项目的招标工作正式启动到中标通知书的发出,这其中要经过招标方案、招标文件的编制、招标申请备案、招标答疑、招标补充公告、资格审查、开标评标、中标通知书备案等环节,每一环节有着严格的法律法规依据和时间节点规定,摸着石头过河那会儿确实是经历了很多。

   比如说拿到一个项目,首先得编制招标文件,招标文件怎么编制呢?想办法借到了招标文件模板,还只是纸质版本,怎么形成自己的范本?一个字一个字的输到文档里,几万字下来眼睛花了,手指麻木了,但我们开始有了适用于湖南招标行业规范性的招标文件范本,从房屋建筑到市政公用工程、农田整治到公路工程、水利工程等等,慢慢的做出经验形成了自己的制度和规范性的流程。

   招标代理工作中的沟通衔接同样体现了一个团队的专业与灵活处理问题的应变能力,但专业是基础。比如项目启动与招标人对接,首先就面临招标申请是否满足前置条件的问题。那我们得清楚应该从招标人那里收取哪些资料,得清楚项目立项、初步设计、规划手续等分别从哪个部门报建出具,得清楚招标文件中的条款设置出处和依据等等,一个问题卡壳就容易引起招标人对我们专业程度的质疑。

   这样的质疑在部门成长时期经历过很多次,怀疑、批评、受阻诸如此类的境遇我们都曾遇到过。怎么办呢?学习是唯一的途径,学法律法规,学规章制度,学行业规范性文件。

队创立之初,你们是如何学习,如何进步,如何组建起团队、建立起体系的?

   我们在董事长和总经理的一路扶持和领导之下迅速成长吧,领导定了硬指标和严格的考核标准,又以身作则示范,团队自然会拧成一股绳的一起努力。重点体现在这么几个方面:

   一、坚持培训制度。2010年,我们自己编写的第一版《招标工作指南》印刷成册。《招标工作指南》里面涵盖了适时出台的法律法规、规范性文件、招标工作流程和公司内部资料归档的制度等,部门人手一本。除自己编制操作指南外,我们也举办内部的培训来学习新的规范性文件,会组织集体学习以及参加行政主管部门举办的培训活动。年底的时候还会有考核涉及到的常用的法规知识和操作实务的流程。回想起来,学习一定是促使我们进步最好的方法。

   二、在摸索中完善内部管理制度。我们最开始做招标代理工作,想得最多的是把招标程序顺利走完,热情的和招标人接洽,各类文件通过行政监督的审查然后顺利的挂网、开评标、发出中标通知书,在这个过程中有出现过招标文件编制前后不一致的错误,有送审的文件不符合行业规范的问题,有开评标准备工作不充分在开评标现场秩序混乱的窘况等。

   我记得有一个农田整治的项目开标,项目分成了八个标段,每一个标段至少有十家以上的投标单位,我们预定了酒店的大型会议室作为开标室,但开标现场人声鼎沸,当天组织开标的人员不足、准备的开标表格不够、开标时话筒出现故障、投标人在会场随意走动喧哗等等。虽然项目顺利完成了开评标工作,但会场的窘态我至今仍记忆犹新。

   部门在不断的问题涌现中及时制定对策,于是我们慢慢形成了自己的文件审核制度,开标标准化程序台词,标准化的文件范本等等。到现在我们会更加主动的去思索和预见招标工作中可能会出现的各种问题,尽可能的将问题先在公司内部化解,所以可以负责任的说开标现场混乱的情况也就只有那么一次吧。

你们部门而言,在这十年间,部门有什么重大的事件/成就是对你印象很深的?

   部门的成长和公司的成长是分不开的,我觉得印象最深的事情有两件:

   一是2012年开始公司调整经营战略,开放公司招标代理资质,以分公司的形式将招标代理业务向省内各地州市扩张。最早一批的分公司是望城、永州、常德分公司,此后各分公司便如雨后春笋般的发展起来,天鉴的品牌效应和知名度在湖南招标代理市场日趋闪耀,2016年的时候我们已实现了省内各地州市分公司全覆盖的局面。到今天,我们公司在湖南省内及全国各地如广西、云南、重庆、东莞、海南、西藏、内蒙古等省份成立了分公司100余家。

   二是十年间我们连续获得的全国的、省市的行业奖项,十年里我们获得了全国建设工程招标代理企业先进单位、湖南省政府采购优秀代理机构、湖南省招标代理机构先进单位,并连续六年被长沙市招标投标管理办公室评为招标文件编制优秀单位、全国招标代理机构企业AAA信用等级单位等等荣誉称号,这么多荣誉的获得是行业主管部门对我们工作的肯定,同时也说明了我们公司的招标工作确实走向了规范化和标准化的道路。

的部门和你在一步步赢得客户的信任、建立起自己的品牌的方面做过有哪些努力?

   我们的招标工作至今十五年历程,与很多的企事业单位建立了长期的战略合作关系,
   
我认为赢得客户长久的信任和整个部门热情务实的工作态度息息相关。很多时候我觉得态度比我们所具备的工作能力其实更为重要。

   招标工作重在沟通协调,部门一直强调要站在招标人的角度切实的为招标人解决问题,概括的说就是态度要亲切,办事要果断,业务对接要及时,让招标人真正感受 
   到无论项目大小和难易我们都是很乐意的愿意为他们做好服务工作。

   举个例子,我们部门人员的电话永远是24小时保持开机畅通的。招标人有时间节点的要求,一定要严格按照节点时间走好每一步招标程序,所以我们为了反复对接招标文件加班到深夜是常有的事,为及时将招标公告上网整天蹲守行政监管部门是常有的事。

   记得电子招标刚刚实行那会儿,我们正好赶上一个建设工程施工项目需要走电子招标程序,头天下午对接的项目,要求第二天将招标文件报审,两天时间内招标公告要上网,需要导入招标文件软件版本中的工程量清单还需要时间转换成要求的格式,时间特别紧张,要怎么做呢?我们立即对小组进行了分工安排,分头负责文件的编制、招标申请表格的盖章、清单的转换与导入和行政审批。挂网的当天行政监管外出开会,我们将签呈送到会议地点等会议结束当场审批签字,最终项目在规定时间顺利上网。我们的工作获得了招标人的充分肯定,这样的事例举不胜数,信任就是在一次次这样的努力中建立起来的。

觉得在招标行业工作需要具备的(最重要的)东西是什么?

   我认为最需要具备三大特质:务实热情的工作态度,扎实全面的专业知识,灵活变通的工作技巧。招标工作是具有综合性的,一个真正出色的招标人员需要涉猎到法律、经济、项目管理、工程造价等各个方面知识,还需要融会贯通。

们团队的文化是什么,或者您带领团队的宗旨是什么?

   以人为本,热情亲切,这是和公司的文化保持一致的。不同的是,我们的团队比较年轻化,活泼开朗和稳重踏实很好的融合在一起,部门整体文化素质比较高,团队成员均为全日制本科以上学历,所以同事之间的相处以及与客户之间的沟通交流上较为融洽,很少有收到客户对我们工作态度、作风问题的质疑投诉。


   我带领团队的宗旨是:目标一致,态度亲和,务到实处。目标一致指的的是部门与公司发展战略目标一致,不违背法律法规的前提下与招标人或采购人选取最佳供应商的目标一致;态度亲和指的是个人的精神风貌与工作沟通交流中的处事风格;务到实处指的是招标工作的严谨性,务到有法可依有据可查。

觉得作为员工和作为管理者有什么不一样?如看问题的角度、想法(之前与现在的区别)、心态的转变、工作方式、思考角度的转变等等。

   不一样主要来自两个方面,一是思考问题的角度,作为技术人员的时候我更多的会把目光锁定在项目的操作上,想到的是如何保证项目按照招标人的节点顺利上网、开标评标到发放中标通知书完成归档,因为自身积累了比较丰富的工作经验,所以在这个过程中我觉得自己较能得心应手。作为管理者我骤然发现要考虑的问题多了,整个部门项目的顺利实施、分公司的管理、制度的完善、突发状况、查漏补缺等等,比如每天醒来赶紧着将每日审核分公司政府采购公告的人员安排好,每天走进办公室赶紧着想想今天有什么事需要安排到位等,慢慢发现原来管理人员没有以前想象的轻松。

   二是依赖性的强制解除,之前工作中遇到问题的时候习惯性的第一时间上报,遇到问题的时候心里总想着会有领导帮忙解决,总觉得身后有可依赖的对象,但是现在不行了,因为我突然间发现自己才是应该去想办法解决问题的人,因为总是担心有纰漏所以我开始认真的去思考哪些问题可以预先排除,哪些问题可以避免或将问题弱化,我想这便是工作方式的转变吧。

觉得招标行业的未来会是怎么样?(会有哪些冲击和改变,发展的方向等等)

   年初国家出台取消建设工程招标代理资质加强招标代理机构事中事后监管的文件给招标代理行业带来一波较大的冲击,许多具备或不具备招标能力的从业人员跃跃欲试的想进入行业市场,市场开放意味着更多企业将会进入,招标人有更大的选择空间。我觉得短期内已经获得的资质特别是甲级招标代理机构依然会因其背后所包含的有关专业实力、相关经验等方面的信息,成为业主选择招标代理机构的重要参考。从目前市场反应来看,政府资金、国有资金占控股或主导的项目在招标代理机构选择时仍然重点考虑以往资质、业绩、专业技术人员的因素。而在长期,历经市场的洗牌,我想招标代理机构将会向能否以服务为市场主体增值为新的侧重点,行业将会把目光向项目经理、项目团队的综合实力上聚焦,执业人员的自主性增强。


现在招标市场放开,招标公司层出不穷的情况下,我们团队还有什么样的优势?

   优势是更为凸显的。第一,招标部门随着公司的迅速发展已经经历了行业市场15年的磨炼和成长,很大程度上我们见证了行业从不规范到逐步规范,从传统纸质招标到电子招投标的发展历程,在这个过程中我们积累了大量丰富的招标代理工作经验,这样的经验包含了不同行业的招标经历,文件及程序模板、社会资源、品牌知名度等方面,我觉得这是新兴招标企业不可比拟的优势。

   第二,招标部门伴随企业管理的日趋成熟。整个部门全日制本科以上学历的比例达到100%,团队成员基本上为行业相关专业学历,独立操作项目的能力以及学习力是比较强的,加上我们的团队比较年轻化,所以大家的干劲也是比较充足的。

   第三,公司发展到现在已经逐步完成的向全过程咨询企业的转型,依托公司旗下咨询、设计、监理、造价的综合型业务优势,我觉得我们比单一招标业务的代理公司明显更突显实力,也能更好的获得市场的认可与关注。

来对于您的团队,您接下来最想实现什么?

   我想实现两个方面的目标:一、提升部门整体专业实力。一是实现部门成员中级及以上职称比率100%,这是一个长期的目标,因为部门部分人员目前受报考年龄的限制还不能参加职称考试,但这是一个必然要实现的目标;二是形成部门良好的主动学习的氛围,通过培训,每日小知识的发布等形式提升我们的专业知识储备。二、让我们部门的招标工作量长期且稳定的保持饱满的状态。

现在互联网和大数据时代,您会如何带领您的团队做得更好?

   互联网和大数据时代,电子招投标已是大势所趋,目前省管和市管建设工程项目运行全过程无纸化招投标有一年左右的时间了,我们部门已适应了这种常态化的招标模式,未来,我们会充分利用互联网和大数据的便捷和资源信息的共享优势,一方面整合招标的信息资源,如各类型招标文件的收集,招标代理比选信息的筛选,另一方面也整合投标的信息资源,逐步建立各行业内综合优势凸显实力较强的投标企业库,为招标人或采购人提供有效的市场信息,从而选取到综合实力较佳的供应商,同时我们部门也会随着公司的数据信息线上审批的模式更加完善部门内审制度,确保每一个招标项目的有效审核,减少工作的失误,为企业的长足发展共同努力。

 

(感谢刘展副总经理,易子勤副总经理和全体招标部人员对本次采访的支持。)